Stichting Allente Onderwijs

We noemen het ook wel de cirkel van exploitatiemanagement: starten met een 0-meting conform NEN2767,

het opstellen van MJOP’s middels O-Prognose software, het voorbereiden van de uitvoering van het planmatig onderhoud en de herinspecties. Ook het voeren van beheer t.a.v. dagelijks- en contractonderhoud behoort hierbij. BCN Groep voerde voor tien (school)gebouwen van scholengemeenschap Allente het onderhoudsbeheer en de onderhoudscoördinatie uit. Onder Stichting Allente Onderwijs vallen in totaal vijftien schoollocaties in de gemeenten Heerhugowaard, Langedijk en Alkmaar.

Afstemming en overleg

Als adviseur huisvesting en exploitatiemanagement hadden we een structureel periodiek afstemmingsoverleg waarin we adviseerden over dagelijkse huisvestingszaken. De samenwerking met Allente hebben we als zeer prettig ervaren. Hun cultuur past bij die van ons. Pragmatisch, eerlijk en direct. Dat maakte het tot een goede match. Door over en weer goed met elkaar te communiceren zijn we gekomen tot een betere en efficiëntere sturing op vastgoed en exploitatiemanagement op alle tien scholen.

De opdrachtgever heeft gekozen voor een vierjaarlijkse cyclus conditiemeting. Na de nulmeting van de technische staat van de gebouwen zijn vier jaar verstreken. Tijd dus voor herinspecties om sturing te geven aan en controle te houden op onderhoudsstaat en financiën. Volgens de daarvoor opgestelde procedures worden de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden en gebouwwijzigingen jaarlijks verwerkt in MJOP's.

Voorbereiding en uitvoering onderhoud

BCN Groep heeft voor Allente de uit te voeren onderhoudsactiviteiten voorbereid op het gebied van het planmatig onderhoud dat voortkomt uit de MJOP’s. De wensen vanuit de schooldirecties en het contractmatige onderhoud hebben we daarin meegenomen. Op ons advies en in overleg met de opdrachtgever zijn partijen geselecteerd die het onderhoud kunnen uitvoeren. Met inachtneming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de opdrachtgever hebben we speciaal aandacht gegeven aan werkomschrijvingen voor de aan te schrijven aannemers. In combinatie met ondersteunende tekeningen en foto’s konden zij goed opmaken welk eindresultaat beoogd werd. Het leverde adequaat verwachtingsmanagement op, wat uiteindelijk voor kostenefficiency zorgt.

In de voorbereiding op de uitvoering hebben we ook de bestaande contracten onder de loep genomen. We hebben ze getoetst op wettelijke eisen, tevredenheid en wenselijkheid. Ook op die manier kun je kostenefficiënt omgaan met onderhoud. De resultaten hebben we in het aanbestedingsadvies contractonderhoud opgenomen. Voor het voorbereiden en uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden is het digitaal gebouwendossier geactualiseerd. Hierin is de verstrekte gebouwinformatie over de scholen aan de opdrachtgever verwerkt. Het gebouwendossier blijft te allen tijde, ook bij een wijziging van betrokken partijen, eigendom van de opdrachtgever.

Klachten- en calamiteitenonderhoud

Voor een efficiënte uitvoering van het klachten- en calamiteitenonderhoud hebben we een procedure opgesteld. Deze procedure is helder en eenduidig en geeft de schooldirecties structuur en houvast. Zij weten zo precies hoe ze in verschillende situaties moeten handelen. Ook de procedure bij vandalisme en aangifte bij de politie staat hierin omschreven. Het is duidelijk wanneer een schooldirectie zelf actie kan ondernemen en wanneer ze dat aan derden moet overlaten.

Ventilatiecheck

Aan de hand van de ventilatiecheck van BCN Groep zijn enkele aanpassingen in de scholen gedaan. De ventilatiecheck van BCN Groep volgt een logische, pragmatische aanpak in een aantal processtappen met een korte doorlooptijd. Zo weten schoolbesturen snel of de ventilatie van de ruimten in de schoolgebouwen voldoet aan het niveau van het Bouwbesluit en de aanvullende richtlijnen van het RIVM en het Landelijk Coördinatieteam Ventilatie op Scholen (LCVS). Met onze ventilatiecheck zorgen we voor uitkomsten die uitvoerbaar en uitlegbaar zijn. Hiermee dragen wij bij aan de ambitie van het LCVS en daarmee aan de gezondheid van de leerlingen en het personeel.