Stichting Zorgorganisatie NiKo

BCN Groep | Planadvies heeft voor Stichting Zorgorganisatie NiKo het beheer- en exploitatiemanagement voor de vier locaties van deze zorginstelling vorm gegeven. Daarbij gingen we strategisch, tactisch en operationeel te werk.

We zijn begonnen met een nulmeting/conditiemeting van onderhoudbehoevende elementen en bouwdelen conform NEN2767, middels onze O-Prognose MJOP software. Dit om sturing te kunnen geven aan en controle te houden op onderhoudsstaat en financiën. Daarnaast doen we een inventarisatie van de aanwezige onderhoudscontracten die we hebben gecontroleerd op inhoud, verplichtingen en opzegtermijnen. Daaruit rolde een advies over ontbrekende contracten die wel wettelijk verplicht zijn. En over de wenselijkheid om bestaande contracten in stand te houden. Bij elkaar vormde dit een stevige basis voor de herziening van de meerjarenonderhoudsplanningen (MJOP’s).

Integraal

Tijdens de werkzaamheden fungeerden wij als vraagbaak voor de medewerkers van de technische dienst en zorgteams op het gebied van dagelijks tot planmatig onderhoud, calamiteiten en klachten. Er zijn, mede op basis van onze adviezen, belangrijke stappen gemaakt in de vertaling van bestuurlijke visie naar praktische uitvoering. Verschillende niveaus en werkwijzen tot een integraal geheel vormen, dat is waar onze kracht ligt.

Huur en eigendom

Een van de vier vestigingen wordt in eigendom gebruikt, drie andere worden gehuurd. We hebben beleid opgesteld waarin afspraken zijn vastgelegd over welke kosten voor de eigenaar en welke voor de huurder zijn. Op basis van de visie hebben we in een jaarplan de werkzaamheden, taakverdeling en zowel regels vanuit de wetgeving als contractmatige regels samengebracht. Daarop worden contracten met aannemers gebaseerd. Na de aanbesteding sturen we aan op het planmatig en contractmatig uitvoeren van de werkzaamheden.

Kritische installaties

Het strategisch plan betreft ook een aantal kritische installaties. Zo staat de brandmeldinstallatie in verbinding met de zusteroproepinstallatie. Het beheer en onderhoud van de transportinstallaties zoals liften zijn cruciaal voor deze zorglocaties. Legionellabeheersing is een van de belangrijkste aandachtspunten bij NiKo - gezien de aard als prioritaire instelling; die is daarom een speciaal onderdeel van de MJOP’s geworden. Een deskundig adviseur en installateur monitort minimaal tweemaal per jaar middels metingen om problemen met legionella vóór te zijn. Wij zorgden ervoor dat dit in afstemming met de zorgteams gebeurt. Per gebouw adviseerden we tevens over installaties als camera’s, zonwering, en over ongediertebestrijding. Onze integrale aanpak zorgt voor een efficiencyslag in de totale kosten.

 Zorg en corona

Anders dan op onderwijslocaties waar je buiten schooltijden en in vakanties het werk kunt uitvoeren, hebben we hier te maken met bewoners met verschillende zorgachtergronden. Ze zijn niet alleen 24 uur per dag aanwezig, ook de benadering van de zorgbehoevenden moet zorgvuldig plaatsvinden. Daarbij hadden we bovendien nog te maken met de coronamaatregelen. Stichting NiKo is een mensgerichte zorgorganisatie, bij hun manier van werken sluiten wij ons graag aan. We stemmen het werk met bestuur en zorgmedewerkers af. Ook de MJOP’s zijn afgestemd op het type bewoners en op de gebruiksintensiteit per gebouw.

 Strategisch, tactisch, operationeel

De meerjarenonderhoudsplanningen hebben we strategisch opgezet. Daarbij hebben we tactisch gekeken of onderhoud planmatig te clusteren is en zo budgetten gekoppeld aan de plannen. Het facilitair management hebben we operationeel aangestuurd. Dat is niet alleen kostenefficiënt, maar helpt ook de uitvoerende technische dienst efficiënter te werken. Sturing op onderhoud is daarin de sleutel: maak keuzes in wat je wel of niet doet, zorg dat je alles op papier hebt, maak een planning en houd procedures onder de loep.