Van onderhouds- beheer tot strategisch huisvestingsadvies

Stichting De Blauwe Loper is een samenwerkingsverband van tien basisscholen verdeeld over twaalf locaties in de gemeenten Heerhugowaard, Langedijk en Alkmaar.
Sinds 2017 is BCN Groep huisvestingspartner van het schoolbestuur. 

In die hoedanigheid ontzorgen wij het schoolbestuur bij het meerjarig onderhoud van de gebouwen en adviseren wij waar nodig over vraagstukken aangaande onderwijshuisvesting.  

Gunning

Het schoolbestuur is het meerjarige contract met ons aangegaan vanwege onze ruime ervaring met de aanpak van onderwijshuisvesting. Omdat we bovendien de onderwijscultuur kennen, zijn we in staat de staf volledig te ontzorgen. We zetten in op kwaliteit, en op goed doordachte procedures voor het klachten- en calamiteitenonderhoud. Over onze keuzes zowel op financieel als procesmatig vlak bij enkele aan ons voorgelegde casussen was het bestuur ‘positief verrast’. We leggen de focus op samenwerking en kansen, steeds met oog voor duurzaamheid. 

Nulmeting

Om goede invulling te geven aan onze taak zijn we gestart met een nulmeting. Per gebouw hebben we in kaart gebracht wat nodig is om het beheer en onderhoud van de gebouwen - binnen en buiten - op een professionele en gestructureerde wijze te organiseren. Vanuit de nulmeting zetten we meerjarenonderhoudsplanningen op, waarbij we onderbouwen wat er nodig en mogelijk is op het gebied van onderhoud en vervanging. We begeleiden op alle onderdelen: van offerteaanvraag tot en met uitvoering en nazorg.

Lange en korte termijn

Het overkoepelende bestuursbureau krijgt op deze manier (financiële) helderheid. Ze weten welke grote investeringen er op de kortere en lange termijn op de rol staan en kunnen daarvoor geld reserveren. De wensen van de schooldirecties zijn geïnventariseerd en samengevoegd en er is een jaarbegroting opgesteld. Waar zich huisvestingsaanvragen aandienen, zal BCN die begeleiden richting gemeenten. Wij helpen het bestuur inzichtelijk te maken dat maatschappelijke middelen op de juiste manier worden ingezet. Daarnaast adviseren we het bestuur bij het zoeken naar alternatieven die leiden tot een verlaging in de (exploitatie)kosten. Bijvoorbeeld door voor onderhoudsarme materialen te kiezen of door bepaalde werkzaamheden die op meerdere scholen uitgevoerd moeten worden, te bundelen. Zo kunnen we bijdragen aan het maken van toekomstbestendige keuzes voor de lange termijn en meedenken in renovatie- en/of nieuwbouwvraagstukken.

Contracten

Voor de diverse werkzaamheden begeleidden we de prijs- en contractvorming. Daarvoor hebben we een gunningsadvies opgesteld waarin de financiën zorgvuldig zijn afgewogen. Vervolgens kon de zomervakantie benut worden voor de uitvoering van een groot aantal werkzaamheden. Vanaf september verlopen onderhoud en beheer geheel volgens de opgestelde planning, waarbij we uitgaan van een jaarlijkse cyclus.

Eenduidige procedure voor klachten- en calamiteitenonderhoud

Bij onderhoud dat voortkomt uit klachten of calamiteiten fungeert BCN als aanspreekpunt. Wij hebben hiervoor een heldere, eenduidige procedure vastgelegd, die de schooldirecties structuur en houvast biedt. Zij weten zo precies hoe ze in verschillende situaties moeten handelen, ook als er sprake is van vandalisme - wanneer er aangifte moet worden gedaan bij de politie. Het is duidelijk wanneer een schooldirectie zelf actie kan ondernemen en wanneer ze een klacht bij BCN moet melden zodat wij daar actie op kunnen ondernemen. Deze procedure wordt jaarlijks geëvalueerd en geüpdatet.

Er is per schoolbestuur een groslijst gemaakt van (onder)aannemers, veelal lokale partijen die ervaring hebben met het werken voor scholen. Omdat zij werken in gebouwen waar mensen - ook kinderen - aanwezig zijn, hebben we een gedragscode opgesteld die door alle partijen dient te worden ondertekend.